Digitalisation de la fonction RH : Démat et GED pour les dossiers administratifs de carrière

Que vous soyez une collectivité ou une administration, vos directions des ressources humaines gèrent de nombreuses informations et documents qui obéissent à des enjeux et des obligations réglementaires forts : disponibilité, confidentialité, cycle de vie et durée de conservation, communication… auxquels s’ajoutent des besoins d’interactions quotidiens (mise à jour, vérification...), une forte volumétrie d’informations (entre 150 et 200 documents en moyenne par dossier), une provenance sous des formats hybrides (du papier, de l’électronique, des messages, …) et une gestion des données à caractère personnel qui complexifie l’accès aux dossiers.

- Comment maîtriser un tel ensemble d’informations et de documents qui traduit toutes les activités autour d’un même agent ?

La digitalisation de la fonction RH s’appuie en priorité sur une gestion tout numérique des dossiers administratifs de carrière ; c’est un enjeu-clé de la transformation du Secteur Public, et prioritaire dans les programmes d'Action Publique.

Cette « GED & dématérialisation » concerne 5 millions de dossiers de fonctionnaires en activité au total.

Pour répondre à cet enjeu, les nouvelles technologies et un cadre légal toujours plus propice permettent de proposer de nouveaux systèmes de gestion numériques documentaires (« GED »), qui rendent possible l’accès rapide aux informations, les sécurisent durablement, et réduisent les coûts notamment ceux des surfaces de stockage de dossiers, et libèrent du temps au niveau des équipes, et optimisent leurs modes de fonctionnement.

C'est ce que nous vous proposons d'aborder lors de cette conférence animé par la directrice de Serda Conseil, cabinet qui accompagne de nombreuses organisations dans la mise en place de ce processus de dématérialisation et propose de vous livrer ses enseignements-clés et ses conseils pratiques si vous projetez de vous lancer dans ce type de chantier.

Nous verrons, notamment :

· Quelles sont les briques technologiques (interaction avec applicatifs métier, signature électronique, solution de GED,....) qui permettent de mettre en œuvre un dossier individuel tout numérique ?

· Quel accompagnement auprès des équipes pour faciliter le changement de pratiques ?

Des cas d’usage illustreront l’intervention pour rendre concret le sujet de la GED et dématérialisation des dossiers de carrière.