Dématérialisation des instances, le cabinet SERDA fait le point sur un projet complexe

A compter d’août 2020, la transmission des actes soumis au contrôle de légalité ne pourra plus être transmis autrement que sous forme numérique. On parle ici des délibérations, des actes réglementaires, des actes individuels, des contrats et budgets.

Aujourd'hui, les collectivités ont réussi à maîtriser les flux vers les préfectures, mais on constate que l'ensemble des actions réalisées en aval de cette transmission réglementaire est encore très erratique avec encore de trop nombreuses rematérialisations et d'énormes ruptures de la chaîne d'instruction !

Nous parlons ici des dossiers de préparation des séances publique ou de commissions et des arrêtés et décisions correspondants.

Les collectivités se heurtent aujourd'hui soit aux problèmes techniques d'usage ou d'obsolescence des solutions utilisées (le marché spécialisé se compose d'une bonne dizaine de solutions peu ou prou adaptées aux besoins de la dématérialisation), soit aux problèmes d'organisation (un travail sur certaines procédures et rôles est indispensable), soit enfin aux problèmes de signature électronique, sujet complexe mais indispensable à traiter.

La prise en compte de ce vaste projet d'optimisation ,dont la complexité a pour origine sa tranversalité, demande une bonne vision des objectifs et une méthodologie adaptée : comment cartographier les besoins ? comment repenser certains processus ? doit-on décommissionner une solution existante ou la faire évoluer ? comment choisir parmi l'offre du marché la bonne solution adaptée à l'architecture SI ? comment mettre en oeuvre les nouveaux processus pour atteindre le 100% démat ? et enfin, point critique à soigner particulièrement, comment piloter le changement dans un cadre si transverse ?