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Du mercredi 9 au jeudi 10 novembre 2022
Strasbourg, France
9èmes Rencontres Nationales Accueil et Relations aux Usagers

SynBird complète sa solution intégrée de Gestion de la relation à l’usager.

La relation avec les usagers est une préoccupation majeure et permanente pour les collectivités. Chez SynBird nous nous appuyons sur ce constat pour construire de nouveaux échanges 24h/24 et 7j/7 entre service public et usagers. Nous agissons pour la transformation numérique du service public en créant un accès à de multiples démarches en ligne en déchargeant des appels téléphoniques. Les missions que nous nous donnons au quotidien sont de faciliter la communication et les services auprès des usagers tout en simplifiant et accompagnant le travail des agents chaque jour.

 

 

 

L’aventure SynBird commence par les premières prises de rendez-vous avec les mairies de Chambéry et d’Annecy en 2018. En 2019, l’entreprise se développe avec la co-création des outils de file d’attente et son monitoring avancé avec la mairie de l’Isle d’Abeau. En 2020, les scénarios de prises de rendez-vous s’affinent et les priorisations de créneaux ainsi que la personnalisation des messages de confirmation voient le jour. Années après années, l’équipe ajoute de nouvelles cordes à l’arc de son outil logiciel en mode SaaS et plus de 450 clients lui font confiance. Elle propose en 2022 une solution enrichie de modules dédiés à la GRU à destination des mairies et des collectivités.

 

 

Plusieurs avantages notables sont maintenant disponibles :

 

1.         Un produit créé par l’approche terrain

Les mises à jour de notre outil sont co-construites avec les agents notamment avec la ville de Clichy et Garches sur la GRU. Notre service d’assistance, composé de 4 personnes à temps plein, et notre équipe technique, composée de 6 développeurs expérimentés, effectuent quotidiennement des suivis individualisés par téléphone. Grâce aux discussions quotidiennes, les avis et les problématiques sont recueillis et traités afin de développer des solutions qui s’accordent avec le travail quotidien des agents et leurs enjeux comme le mécanisme anti-doublons de rendez-vous.

 

2.         L’utilisation ergonomique et inclusif du logiciel

Côté usager le système s’intègre en quelques clics sur le site internet de votre commune, par le biais d’un widget propulsé par SynBird. Pas besoin de créer un portail de démarches administratif, les citoyens ont la possibilité d’effectuer leur démarche sur le site de la mairie.

De plus SynBird propose pour chaque démarche un parcours usager permettant de se laisser guidés jusqu’à la validation. A la fin de la démarche l’usager est informé de la suite et des informations utiles propres à son besoin via l’affichage d’un message personnalisé. Ces informations sont confirmées par mail et par SMS..

 

De la même manière les agents traitants accèdent à chaque fonctionnalité depuis une sidebar (démarches, agenda, file d’attente, tableaux de bord et statistiques) et ils prennent rendez-vous ou déposent une démarche en quelques clics.

Aussi, la solution propose un mode sombre et elle est accessible sur un téléphone et respecte les normes RGAA.

 

3.         Une connexion pour tous les usages

Grâce à la connexion à internet, les agents accèdent à la plateforme logicielle de SynBird et à leur session personnelle depuis n’importe quel PC. Les fonctionnalités sont centralisées et tout devient plus facile car les agents d’accueil traitent l’arrivée des visiteurs et la file d’attente des rendez-vous depuis leur écran tout en réservant de nouveaux créneaux par téléphone. Quant aux administrateurs des comptes, ils suivent le flux et les statistiques en temps réel. Le service communication, lui, rédige les prochaines newsletters et alertes grâce aux templates et aux listes de contacts ayant donné leur accord.

 

4.         Un paramétrage en no-code

Les différentes démarches peuvent être configurées et ajustées au fur et à mesure sans avoir besoin d’apprendre de langage de programmation.

Aussi bien les parcours usagers des différentes démarches que les workflows de traitement sont entièrement configurables via des arbres de décision visuels et intuitifs, tout en offrant une palette de champs disponibles vastes et « smart ».

 

 

L’intérêt de SynBird réside aussi dans le fait que le logiciel puisse se synchroniser avec d’autres outils et intégrer des connecteurs comme des logiciels métiers ou encore, Active directory pour la connexion des agents, avec France Connect pour les usagers ou encore Sarbacane pour l’envoi de mail.

 

Synbird offre ainsi la possibilité de garder un lien à distance grâce aux téléservices et aux démarches en ligne 24h/24 et 7j/7. Nous avons fait le constat qu’une mairie est souvent le seul lieu de contact entre agents et usagers. Les rendez-vous administratifs deviennent ainsi la porte d’entrée de cette relation privilégiée qu’ils soient pris à l’accueil ou en ligne !

 

L’équipe commerciale de SynBird se tient à disposition via son email contact@synbird.com ou encore au téléphone 04 58 14 08 79.    

Pour en savoir plus rendez vous sur www.synbird.com et suivez SynBird sur les réseaux sociaux.

 

 



Publié le 28/10/2022
F.A.Q